Per Pilar Cuerva

El Museu Marítim construeix des de l’any 2010 un sistema de gestió de la informació (GIM- RIM) on tots els recursos d’informació que gestiona, genera i conserva troben el seu encaix. El museu gestiona i consumeix dades procedents de diverses aplicacions, la majoria de les quals estan especialitzades en una de les àrees de gestió museística: la col·lecció, la biblioteca, l’arxiu, els recursos humans, la gestió econòmica, la programació….

Cada aplicació ocupa un paper destacat en el model d’informació de l’MMB, atès que cadascuna cobreix les necessitats de gestió d’una part important del museu.

En el cas dels documents electrònics, nascuts digitals o digitalitzats a posteriori, l’aplicació que cobreix les necessitats de gestió és Alfresco. Alfresco és un ECM, Enterprise Content Management, open sourceque ocupa un rol central en el nostre sistema d’informació i en l’imminent difusió dels documents a través de la web, donat que és la plataforma que permet la creació, el tractament, la conservació i la compartició dels e-documents de forma transversal en la nostra organització. Alfresco, en el sistema d’informació, serveix documents a una plataforma intermèdia (RIM) i aquesta, alhora, els envia a difusió a la web.

Aquests dies, i com a resposta a les demandes internes i al canvi de versió que hem dut a terme en el nostre ECM, de la versió 4.1.8 a la 4.2.2.6, estem realitzant des de principis del mes de març dos cursos interns setmanals especialitzats en les funcionalitats d’Alfresco.

El curs s’ha estructurat en dues parts. En la primera part es sintetitza el paper del getsor Alfresco en el nostre model de gestió de la informació i en la segona, s’aborden totes les funcionalitats de la nova versió (4.2.2.6) a través de pràctiques que poden dur a terme els propis usuaris a la sala on s’imparteix la formació.

Respecte els materials, s’ha editat un manual sobre les funcionalitats dels gestor i s’ha preparat un quadre per facilitar les cerques en Alfresco i unes pautes específiques per a la creació de la metadada  nom en carpetes i documents.

En aquests moments ja s’han dut a terme set sessions de cinc hores en què han assistit 37 persones i en les properes setmanes s’impartiran quatre sessions més a 19 usuaris del sistema. Finalment, el curs en funcionalitats d’Alfresco s’haurà impartit a 56 persones, que van  del perfil de Direcció fins al de totes les persones que gestionen documents dintre de la nostra organització.

Vista de les caixes d’arxiu emmagatzemades per al trasllat, 2015

A través d’aquest símil, el curs pretén fer pedagogia sobre el valor que s’atorga als documents creats o aportats al sistema per cada pprofessional del Museu i sobre els avantatges de treballar en un sistema de gestió de documents transversal i únic per a tota l’organització.