La gestió documental a l'MMB
Pere de Prada i Arana
L’Arxiu general dona servei a tota l’estructura administrativa i tècnica del Museu Marítim de Barcelona (MMB) pel que fa a la gestió de documents administratius i d’arxiu. És el servei encarregat de l’organització, gestió, tractament, custòdia i difusió dels documents que rep i produeix l’MMB en el desenvolupament de les seves competències i també s’ocupa de mantenir i impulsar el Sistema de Gestió de Documents. Aquest sistema inclou el conjunt de normes, instruments i procediments necessaris per garantir de manera eficaç i eficient la producció, selecció, conservació, ús i explotació dels documents al llarg del seu cicle de vida.
L’Arxiu també impulsa la implantació de l’administració electrònica a l’MMB a través de la definició i l’ús d’aplicacions, serveis electrònics (Portal de la transparència, Registre d’entrades i sortides ERES, Seu electrònica, EACAT, entre altres) i de l’elaboració de polítiques en aquest àmbit de gestió: Política de signatura electrònica, Política de documents electrònics.
QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DE L’MMB
El Quadre de Classificació de Documents (QCD) del Museu Marítim de Barcelona és l’instrument que organitza la documentació que genera l’MMB. S’estructura en tres nivells, el tercer dels quals (sèrie documental) correspon a les activitats que realitza el Museu en el desenvolupament de les competències que li són pròpies.
CALENDARI DE CONSERVACIÓ I ELIMINACIÓ
El calendari de conservació i eliminació és una eina de gestió documental que té la funció de determinar el període i lloc de conservació dels documents, des de la seva creació fins a la seva eliminació, i d’establir la seva importància dintre del sistema de gestió.
REGISTRE D’ELIMINACIÓ DE DOCUMENTS
El Registre d’eliminació és l’instrument que informa dels processos d’eliminació dels documents de l’MMB. El Registre es va crear a l’empara de l’article 12 del Decret 13/2008 del 22 de gener sobre accés, avaluació i tria de documents, que estableix l’obligatorietat de tots els titulars de documents públics de disposar d’un registre de destrucció de documents. Actualment, el Museu publica el Registre anual d’eliminació al Portal de la Transparència.
LES TRANSFERÈNCIES
Les transferències de documents constitueixen el traspàs físic i legal de la documentació de les diferents unitats del Museu al Servei d’Arxiu i impliquen un canvi en la responsabilitat dels documents transferits. Serveixen per controlar els documents ingressats i permeten la bona organització de l’arxiu corporatiu i la recuperació òptima dels documents.
Els projectes de l'Arxiu
L’Arxiu de l’MMB impulsa i participa en diferents projectes relacionats amb el tractament, l’administració i la difusió dels fons arxivístics i de les dades i la informació relativa al Museu.
LA GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ DEL MUSEU (GIM)
Des de l’any 2010 treballem al projecte de Gestió de la Informació del Museu (GIM), que va néixer com a resultat de l’anàlisi i l’auditoria sobre la informació que gestiona el Museu.
Pere de Prada i Arana
LA INTEGRACIÓ DELS RECURSOS D’INFORMACIÓ (RIM) I L’ARTICULACIÓ D’UN MODEL TECNOLÒGIC
El RIM és una plataforma tecnològica suportada per Medium SPA que integra, dona accés a la consulta i visibilitza les col·leccions, els fons arxivístics i els documents bibliogràfics del Museu des d’un únic punt d’entrada. Si haguéssim de definir el RIM amb dues paraules clau, aquestes serien integració i difusió.
Arxiu històric MMB
LA VIDA I LA MORT DE LA COMPAÑÍA TRANSATLÁNTICA
L’Arxiu treballa en el buidatge de les dades contingudes en els certificats de naixements i defuncions dels registres dels vaixells de la Compañía Transatlántica. La sèrie de certificats conservada al fons de la naviliera s’inicia l’any 1878 i finalitza l’any 1936.
